Ретроспектива проекта — это скучное обсуждение или способ изменить команду?

Знаете, что объединяет успешные IT-проекты и полный провал? В обоих случаях команда может извлечь ценные уроки — если, конечно, найдет время остановиться и проанализировать произошедшее. Именно для этого существуют ретроспективы — особые встречи, где команда может честно (и иногда болезненно) обсудить, что пошло не так, а что удалось. В современном мире, где Agile-подходы стали практически религией для IT-команд, ретроспективы превратились в священный ритуал, позволяющий командам не наступать на одни и те же грабли снова и снова.

Давайте разберемся, как провести такую встречу, чтобы она не превратилась в очередное бессмысленное совещание, где все притворяются, что им не всё равно.

Что такое ретроспектива проекта?

Если говорить простым языком (хотя в IT это непросто), ретроспектива — это встреча команды, где все могут честно высказаться о проекте, не боясь получить по шапке от начальства. Представьте себе что-то среднее между групповой терапией и производственным совещанием, только без корпоративного буллшита и с реальной возможностью что-то изменить.

Причем это не просто формальная встреча, где все по очереди зачитывают заранее заготовленные отчеты (боже упаси). Это живое, иногда даже чересчур эмоциональное обсуждение, где разработчик может наконец-то сказать project-менеджеру, что его сроки были нереальными с самого начала, а дизайнер признается, что немного перемудрил с интерфейсом (да, такое тоже бывает).

Хотя многие ассоциируют ретроспективы с Agile, на самом деле этот метод имеет более глубокие корни и изначально использовался в психологии и социологии. Agile лишь адаптировал и популяризировал этот подход в IT-сфере. Сейчас ретроспективы используют практически везде — от маленьких стартапов до крупных корпораций, где даже совещание по поводу закупки туалетной бумаги превращается в двухчасовой митинг с презентацией в PowerPoint.

Главное отличие ретроспективы от обычного совещания в том, что здесь действительно можно и нужно говорить правду. Кажется, что это должно быть нормой, но мы же с вами знаем, как обстоят дела в реальности, правда?

Если вам интересно глубже погрузиться в тему управления проектами и освоить не только проведение ретроспектив, но и другие важные навыки проектного менеджера, рекомендуем ознакомиться с подборкой курсов по управлению проектами. На этих курсах вы сможете систематизировать знания и получить практические инструменты для эффективного управления командой и процессами.

Зачем проводить ретроспективу?

Знаете, что общего между ретроспективой и походом к психотерапевту? И там, и там вы платите за возможность честно поговорить о наболевшем. Только в случае с ретроспективой платит компания, а выигрывают все (ну, почти все).

Давайте разберем, почему же эти встречи настолько важны (спойлер: дело не только в том, что можно легально пропустить пару часов работы):

1. Выявление «скелетов в шкафу». Каждый проект, как старый дом, имеет свои скрытые проблемы. На ретроспективе можно наконец-то признаться, что ваша система логирования работает на честном слове и молитвах DevOps-инженера, а документацию последний раз обновляли при Ельцине.
2. Командная «групповая терапия». Ничто так не сближает команду, как совместное обсуждение провалов и успехов. Это как семейный ужин, только вместо обсуждения того, почему ты до сих пор не женат, говорим о том, почему прод упал в пятницу вечером.
3. Реальные улучшения процессов. В отличие от большинства корпоративных инициатив, ретроспективы действительно могут что-то изменить. Конечно, если результаты встречи не отправятся прямиком в папку «Прочитать потом» (которую, давайте честно, никто никогда не открывает).
4. Профилактика профессионального выгорания. Когда у людей есть возможность высказаться о наболевшем, они реже пишут гневные посты в корпоративном чате или обновляют резюме на LinkedIn.
5. Повышение прозрачности. В конце концов, это отличный способ узнать, чем на самом деле занимаются ваши коллеги. Оказывается, тот парень из соседнего отдела не просто пьет кофе целыми днями, а решает критически важные задачи (по крайней мере, он так говорит).

И помните: главное преимущество ретроспектив в том, что это, возможно, единственное место в корпоративном мире, где можно говорить правду и не бояться последствий. По крайней мере, теоретически. Как говорится, «на ретроспективе как на исповеди» — все, что сказано, остается между участниками (ну, и попадает в протокол встречи, который потом никто не читает).

Как провести ретроспективу проекта?

Проведение ретроспективы — это что-то среднее между организацией свадьбы и допросом с пристрастием. Нужно создать правильную атмосферу, чтобы люди говорили правду, но при этом не передрались. Давайте разберем этот процесс по шагам (спойлер: всё сложнее, чем кажется).

Подготовка (или «Как не облажаться еще до начала»):

1. Сбор данных Нет, я не про биг дату и машинное обучение (хотя это было бы забавно). Соберите реальные метрики проекта: сколько багов пофиксили, сколько дедлайнов пропустили, сколько кофе выпили. Последнее, кстати, может оказаться самым показательным метрикс.
2. Повестка Да-да, без структуры никуда. Иначе встреча рискует превратиться в сеанс групповой психотерапии или того хуже — в обсуждение последнего сезона любимого сериала.

Диаграмма процесса подготовки ретроспективы демонстрирует основные шаги: сбор данных, определение повестки, выбор формата, проведение и закрепление решений

Сам процесс (или «Как удержать все под контролем»):

Выбор формата

• Офлайн: все сидят в одной комнате и делают вид, что внимательно слушают
• Онлайн: все сидят дома и делают вид, что не готовят обед параллельно с митингом
• Гибрид: худшее из обоих миров, но иногда приходится

Правила игры

• Говорим по одному (да, даже ты, Вася из бэкенда)
• Не перебиваем (особенно когда кто-то признается в написании костылей в коде)
• Не переходим на личности (хотя иногда очень хочется)

Методы дискуссии

• Start-Stop-Continue (что начать делать, что прекратить, что продолжить)
• Mad-Sad-Glad (что бесит, что огорчает, что радует)
• Five Whys (почему? почему? почему? почему? почему?)

Завершение (или «Как не сделать все зря»):

1. Конкретные действия Составьте список того, что реально будете менять. Не «улучшить коммуникацию» (что это вообще значит?), а «создать канал в Slack для срочных вопросов» или «перестать коммитить в мастер в пятницу вечером».
2. Ответственные и сроки Без этого все решения останутся благими намерениями, которыми, как известно, вымощена дорога к следующей такой же бесполезной ретроспективе.

Лайфхак напоследок: держите под рукой пиццу или печеньки. Люди становятся гораздо сговорчивее, когда у них полный рот еды. Только не забудьте про онлайн-участников — им придется завидовать или заказывать доставку за свой счет.

И помните: хорошая ретроспектива — это как хороший брак: все говорят правду, никто не обижается, и в конце все довольны. Или хотя бы притворяются, что довольны.

Популярные методики проведения ретроспектив

А теперь поговорим о методиках проведения ретроспектив, или как я это называю — «50 оттенков групповой рефлексии». Каждая из них претендует на звание самой эффективной (прямо как все эти диеты в интернете), но давайте честно разберем, что есть что.

Start-Stop-Continue (для тех, кто любит светофоры)

• Start: что начать делать (например, «начать писать нормальные комментарии к коду»)
• Stop: что прекратить делать (типа «перестать называть костыли в коде ‘временными решениями'»)
• Continue: что продолжить делать («продолжать делать вид, что понимаем, как работает легаси-код«)

Плюсы: просто как пробки в понедельник утром

Минусы: может превратиться в список благих намерений, как после Нового года

4Ls (для любителей аллитераций)

• Liked: что понравилось
• Learned: чему научились
• Lacked: чего не хватало
• Longed for: о чем мечтали

Плюсы: звучит как название хипстерского кафе

Минусы: можно увязнуть в философских размышлениях о смысле жизни и работы

Mad-Sad-Glad (для эмоциональных)

• Mad: что бесит (обычно самая длинная категория)
• Sad: что огорчает
• Glad: что радует (обычно самая короткая категория)

Плюсы: отличный способ легально выпустить пар

Минусы: есть риск превратить встречу в сеанс групповой терапии

5 Why’s (для внутренних следователей)

Просто спрашиваете «почему?» пять раз подряд, как настойчивый трехлетний ребенок. Например:

• Почему упал прод?
• Потому что никто не проверил деплой
• Почему никто не проверил?
• Потому что все спешили домой в пятницу
• Почему спешили?
• Потому что… ну вы поняли

Плюсы: докапывается до сути проблемы

Минусы: можно случайно раскрыть корпоративные заговоры и узнать больше, чем хотелось бы

Когда что использовать:

• Start-Stop-Continue: когда команда еще не замучена ретроспективами
• 4Ls: когда хочется поумничать
• Mad-Sad-Glad: когда все на взводе и нужно выпустить пар
• 5 Why’s: когда действительно хотите найти корень проблемы (и, возможно, крайнего)

В конце концов, выбор методики — это как выбор платья на свадьбу: главное, чтобы всем было комфортно и никто не ушел обиженным. Хотя последнее, будем честны, случается редко.

Типичные ошибки при проведении ретроспективы

Знаете, что общего между ретроспективой проекта и свиданием вслепую? В обоих случаях все может пойти катастрофически не так, особенно если не знать основных подводных камней. Давайте разберем самые «популярные» способы провалить ретроспективу (спойлер: некоторые из них вы наверняка уже опробовали).

1. «Давайте просто поговорим» Отсутствие подготовки — это как прийти на техническое собеседование, даже не погуглив компанию. Вроде как можно импровизировать, но обычно заканчивается неловким молчанием и нервным постукиванием пальцами по столу. А ведь нужно было всего лишь:

• Собрать данные о проекте (нет, «вроде все было нормально» — это не данные)
• Подготовить структуру обсуждения
• Предупредить участников, чтобы они тоже подготовились (и нет, «подготовить отмазки» не считается)

2. «У нас демократия» Когда модератор самоустраняется, думая, что команда сама все обсудит. Спойлер: не обсудит. Получится как на семейном ужине — громче всех будет тот, кто меньше всего по делу говорит.
3. «Мы тут все друзья» Попытка избежать конфликтных тем, потому что «зачем портить отношения». В итоге все улыбаются, кивают, а потом идут писать гневные посты в корпоративный чат.
4. «Протокол? А зачем?» Отсутствие фиксации результатов. Через неделю никто не вспомнит, что решили, и все вернется на круги своя. Как говорится, «что не записано, то не случилось».
5. «Время — деньги» Попытка впихнуть ретроспективу в обеденный перерыв или провести ее в пятницу вечером. Угадайте, насколько продуктивной она будет?

Как не наступить на эти грабли:

Готовьтесь как к защите диплома

• Соберите реальные метрики
• Подготовьте повестку
• Предупредите всех заранее (и нет, сообщение за 5 минут до начала не считается)

Модерируйте как опытный ведущий ток-шоу

• Держите фокус на теме
• Давайте слово всем (да, даже тихому джуну из угла)
• Не позволяйте самым громким захватить всё внимание

Фиксируйте как параноик

• Записывайте все решения
• Назначайте ответственных
• Ставьте дедлайны (реальные, а не «когда-нибудь потом»)

Follow-up как навязчивый рекрутер

• Проверяйте выполнение решений
• Напоминайте о договоренностях
• Не стесняйтесь теребить ответственных

И помните главное правило: ретроспектива без последующих действий — это как планы на понедельник, составленные в воскресенье вечером. Звучит здорово, но толку ноль.

Как улучшить результаты ретроспективы?

Давайте представим, что ретроспектива — это как тренировки в спортзале. Одного похода недостаточно, чтобы увидеть результат, да и делать одни и те же упражнения бесконечно довольно скучно. Поэтому давайте разберем, как прокачать ваши ретроспективы до уровня «черного пояса» по эффективности.

1. Регулярность — ваш лучший друг Проводить ретроспективы нужно как чистить зубы — регулярно и без пропусков. Только в отличие от зубной щетки, менять формат можно и нужно:

• Раз в спринт для оперативных вопросов
• Раз в квартал для глобальной картины
• После крупных релизов для особо горячих обсуждений

2. Эволюция формата Помните, как в детстве вам надоедала одна и та же каша на завтрак? Так же и с ретроспективами:

• Экспериментируйте с форматами (но не все сразу, как Junior с новыми фреймворками)
• Меняйте локации (если это офлайн)
• Пробуйте разные инструменты для онлайн-встреч (только не все 100500 сразу)

3. Культура обратной связи Развивайте ее как дорогое вино — со временем должно становиться только лучше:

• Поощряйте честность (но без перехода на личности)
• Защищайте «младших» от «старших»
• Учите команду различать критику процессов и личные претензии

4. Долгосрочное влияние Следите за изменениями как за графиком криптовалют, только с меньшей паникой:

• Ведите «дневник успехов» команды
• Отмечайте, какие проблемы решились
• Празднуйте маленькие победы (да, пицца по-прежнему работает)

И главное — помните: улучшение результатов ретроспектив — это марафон, а не спринт. Хотя в нашей индустрии всё почему-то становится спринтом, даже марафоны.

Ретроспективы и корпоративная культура

Знаете, что общего между ретроспективами и корпоративной культурой? Все говорят, что они важны, но мало кто понимает, как это работает на самом деле. Давайте разберемся, как эти два корпоративных единорога связаны между собой (спойлер: теснее, чем вы думаете).

Доверие и открытость (или «Почему мы все еще боимся говорить правду?»): Ретроспективы — это как детектор лжи для корпоративной культуры. Если люди на них действительно говорят то, что думают, а не то, что хочет услышать начальство — поздравляю, у вас здоровая корпоративная культура. Если нет — ну, вы поняли.

Борьба с выгоранием (или «Почему все еще не уволились?»): Регулярные ретроспективы работают как предохранительный клапан: выпускают пар до того, как котел взорвется. И да, иногда этот пар может быть токсичным, но лучше уж так, чем массовые увольнения по принципу «да пошло оно все».

Мотивация и производительность (не та, которую рисуют в отчетах): Когда люди видят, что их мнение не просто выслушивают, но и действительно что-то меняют based on it (простите за мой английский), они начинают работать эффективнее. Магия? Нет, просто базовая психология и немного здравого смысла.

Удовлетворенность сотрудников (без учета печенек на кухне): Оказывается, людям важно не только получать зарплату, но и чувствовать себя частью чего-то большего. Ретроспективы дают это ощущение, особенно если после них действительно что-то меняется к лучшему, а не просто добавляется в бесконечный бэклог.

И помните: хорошая корпоративная культура — это не количество пуфиков в офисе и не размер кофе-машины. Это возможность сказать «ребята, что-то пошло не так» и быть услышанным. А ретроспективы — это, пожалуй, лучший инструмент для этого. По крайней мере, пока не изобрели телепатию или искусственный интеллект, способный читать мысли (хотя некоторые менеджеры, кажется, уверены, что уже умеют это делать).

Заключение

Ну что ж, мы с вами проделали путь от «очередной бессмысленный митинг» до «возможно, не такой уж бессмысленный митинг» в контексте ретроспектив. И знаете что? Возможно, это действительно работает — конечно, если подходить к процессу с умом, а не как к очередной галочке в списке agile-практик.

Давайте будем честны: ретроспективы — это не волшебная таблетка, которая решит все проблемы вашей команды. Это скорее как регулярные визиты к стоматологу: не самое приятное занятие, но без них всё может стать гораздо хуже. И да, иногда бывает больно, но это та самая полезная боль, которая ведет к улучшениям.

Так что если вы всё еще сомневаетесь, стоит ли внедрять ретроспективы в вашей команде — просто попробуйте. В конце концов, что самое страшное может случиться? Ну, разве что вы наконец-то узнаете, что ваш код не такой уж идеальный, а документация могла бы быть и получше. Но ведь вы и так это знали, правда?